Áp dụng trên website huongnghiephanhphuc.com và các kênh giao dịch chính thức của CÔNG TY TNHH ĐÀO TẠO HƯỚNG NGHIỆP HẠNH PHÚC.

CÔNG TY TNHH ĐÀO TẠO HƯỚNG NGHIỆP HẠNH PHÚC trân trọng mọi phản ánh, yêu cầu và khiếu nại của khách hàng. Công ty cam kết tiếp nhận minh bạch, xử lý khách quan, bảo mật thông tin và chủ động cập nhật tiến độ trong suốt quá trình giải quyết.

Phạm vi áp dụng: Các phản ánh, yêu cầu, khiếu nại phát sinh trong quá trình khách hàng tìm hiểu, đăng ký, thanh toán, tham gia các khóa học, sử dụng sản phẩm/dịch vụ đào tạo hoặc tương tác với Công ty trên website và qua các kênh giao dịch chính thức.

1. Kênh tiếp nhận

2. Thông tin khách hàng cần cung cấp

Để Công ty có đủ cơ sở xác minh và xử lý, khách hàng vui lòng cung cấp các thông tin phù hợp với vụ việc:

• Họ tên và ít nhất một phương thức liên hệ (số điện thoại hoặc email).
• Mã đăng ký khóa học, mã đơn hàng, thông tin thanh toán, thời gian và địa điểm/kênh giao dịch (nếu có).
• Nội dung sự việc, thời điểm phát sinh và kết quả khách hàng mong muốn.
• Tên khóa học, chương trình đào tạo hoặc dịch vụ liên quan (nếu có).
• Tài liệu hỗ trợ xác minh như hình ảnh, video, tin nhắn, biên nhận hoặc thông tin liên quan khác (nếu có).

Trường hợp thông tin chưa đầy đủ, Công ty sẽ liên hệ hướng dẫn bổ sung. Việc cần bổ sung thông tin không đồng nghĩa với việc phản ánh, yêu cầu hoặc khiếu nại của khách hàng bị từ chối.

3. Trình tự tiếp nhận và xử lý

4. Thời hạn phản hồi ban đầu

“Phản hồi ban đầu” là thông tin về việc đã tiếp nhận, trạng thái xác minh, hướng xử lý dự kiến và thời điểm cập nhật tiếp theo; không nhất thiết là kết quả giải quyết cuối cùng.

Cách tính thời gian: Các thời hạn trên được tính trong khung giờ làm việc và quy trình xử lý nội bộ của Công ty. Thông tin gửi ngoài khung giờ làm việc được ghi nhận và bắt đầu xử lý trong khung giờ làm việc tiếp theo.

5. Thời gian giải quyết dự kiến đối với các vấn đề phổ biến

Lưu ý: Thời gian trên là thời gian dự kiến trong điều kiện Công ty đã nhận đủ thông tin, tài liệu cần thiết. Trường hợp chưa thể hoàn tất đúng thời gian dự kiến, Công ty sẽ chủ động thông báo tình trạng xử lý, lý do cần thêm thời gian, nội dung đang tiếp tục xác minh và thời điểm phản hồi tiếp theo.

6. Biện pháp và công cụ hỗ trợ giải quyết

Tùy từng vụ việc và trong phạm vi pháp luật cho phép, Công ty có thể sử dụng một hoặc nhiều biện pháp/công cụ sau:

• Hệ thống quản lý yêu cầu/ticket của Công ty để ghi nhận, theo dõi tiến độ và lưu kết quả xử lý.
• Đối chiếu thông tin đăng ký khóa học, hợp đồng, hóa đơn, giao dịch thanh toán và lịch sử trao đổi trên các kênh chính thức.
• Kiểm tra tài liệu, hình ảnh, bản ghi cuộc gọi hoặc các bằng chứng có thể kiểm chứng khác trong phạm vi được phép.
• Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, đánh giá chất lượng dịch vụ hoặc lấy ý kiến chuyên môn khi cần thiết.
• Phối hợp giữa bộ phận chăm sóc khách hàng, bộ phận đào tạo, kế toán và các đơn vị chuyên môn/bên thứ ba có liên quan.
• Áp dụng phương án phù hợp như giải thích, điều chỉnh thông tin, khắc phục sai sót, điều chỉnh lịch học, bảo lưu, hoàn phí hoặc hỗ trợ quyền lợi khách hàng theo chính sách, kết quả xác minh và thẩm quyền phê duyệt.

7. Nguyên tắc phản hồi và bảo vệ thông tin

Khách quan và nhất quán: Mọi vụ việc được xem xét trên cơ sở thông tin có thể xác minh, chính sách áp dụng và quyền lợi hợp pháp của khách hàng.

Chủ động cập nhật: Khi cần thêm thời gian, Công ty thông báo rõ lý do và mốc cập nhật tiếp theo.

Bảo mật thông tin: Công ty chỉ thu thập, sử dụng thông tin cần thiết để xác minh, liên hệ và xử lý vụ việc theo chính sách bảo vệ dữ liệu đã công khai và quy định pháp luật hiện hành.

Không hạn chế quyền của khách hàng: Việc tiếp nhận và xử lý theo nội dung này không làm mất hoặc hạn chế các quyền hợp pháp khác của khách hàng theo quy định pháp luật.

8. Đề nghị xem xét lại và giải quyết tranh chấp

Nếu chưa đồng thuận với kết quả xử lý, khách hàng có thể liên hệ lại qua các kênh tại Mục 1, nêu rõ nội dung đề nghị xem xét lại. Công ty sẽ rà soát thông tin, bằng chứng và phản hồi của các bên để trả lời khách hàng.

Trường hợp các bên không đạt được thỏa thuận, khách hàng và Công ty có thể lựa chọn giải quyết thông qua thương lượng, hòa giải, trọng tài, Tòa án hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

9. Thông tin doanh nghiệp và căn cứ công khai

Nội dung này được công khai nhằm minh bạch thông tin và tạo điều kiện để khách hàng thực hiện quyền phản ánh, yêu cầu, khiếu nại theo quy định pháp luật hiện hành.